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Étape 2 · S'équiper · Facultative
Les bons outils numériques pour votre PME, enfin bien installés.
Documents éparpillés, devis sous Word, fichiers Excel envoyés par mail : avant d'automatiser, il faut des bases solides. Nous mettons en place des outils simples, adaptés à votre métier, et nous formons vos équipes à s'en servir.
Vous reconnaissez-vous dans ces situations ?
- Les documents sont répartis entre un vieux serveur, des clés USB et les boîtes mail de chacun.
- Plusieurs versions d'un même fichier circulent, et personne ne sait laquelle est la bonne.
- Les devis et les factures se font sous Word ou Excel, puis sont ressaisis ailleurs.
- Impossible de retrouver un plan ou un contrat depuis un chantier ou chez un client.
- Le planning tient sur un tableau blanc ou dans la tête d'une seule personne.
Si oui, vos équipes perdent chaque semaine des heures à chercher, ressaisir et vérifier. C'est aussi le principal obstacle à toute automatisation : on ne peut pas automatiser ce qui n'est pas organisé.
Ce que nous mettons en place
Documents partagés
Un espace commun sur Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Teams) ou Google Workspace, organisé par client, chantier ou dossier, accessible depuis le bureau comme depuis le terrain.
Devis et facturation
Un logiciel de gestion adapté à votre métier : devis en quelques clics, factures générées depuis le devis, relances automatiques, compatible avec la facture électronique.
Agendas et plannings
Des agendas partagés et un planning d'équipe consultable par tous, sur ordinateur et sur téléphone.
Sécurité et sauvegardes
Des droits d'accès adaptés à chaque rôle, une authentification renforcée et des sauvegardes automatiques de vos données.
Deux formules selon votre taille
Essentiel · moins de 10 personnes
Espace documentaire partagé et organisé, droits d'accès, migration de vos fichiers existants et formation courte de l'équipe.
à partir de 900 € HTComplet · 10 personnes et plus
Tout l'Essentiel, plus le logiciel de devis et facturation, les agendas et plannings partagés, et une formation plus complète.
à partir de 1 500 € HTLes abonnements aux logiciels (Microsoft 365, Google Workspace, logiciel de gestion) sont réglés directement à l'éditeur et ne sont pas compris dans le forfait. Nous vous aidons à choisir la formule la plus adaptée, sans surcoût inutile.
Un investissement vite remboursé
Prenons une PME de 10 personnes où chacun perd une heure par semaine à chercher un document, vérifier la bonne version ou ressaisir une information. Cela représente environ 40 heures par mois, soit plus de 1 000 € de temps de travail. Le forfait est généralement remboursé en un à deux mois, puis le gain continue chaque mois.
Comment se déroule un projet
- État des lieux sur siteUne demi-journée pour comprendre votre organisation, vos outils actuels et vos besoins. Incluse dans le forfait.
- Choix des outilsNous vous recommandons des solutions simples et éprouvées, adaptées à votre taille et à votre budget. Vous validez avant toute installation.
- Mise en place et migrationInstallation, paramétrage et transfert de vos documents existants, sans interrompre votre activité.
- Formation de vos équipesUne session pratique pour que chacun prenne les bons réflexes dès le premier jour.
- SuiviNous restons disponibles pour les questions et les ajustements, avec un suivi mensuel en option.
Et ensuite ?
Une fois ces bases en place, vous gagnez déjà du temps au quotidien. Vous êtes aussi prêts pour l'étape suivante : automatiser vos tâches répétitives et, si vous le souhaitez, intégrer l'IA à vos processus.
Vos outils de base sont déjà en place ? Cette étape est facultative : passez directement à l'audit de vos processus.
Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses.
Microsoft 365 ou Google Workspace ?
Les deux fonctionnent très bien. Nous recommandons généralement Microsoft 365 si vos équipes utilisent déjà Word, Excel et Outlook, et Google Workspace pour les structures qui veulent la plus grande simplicité. Nous vous aidons à choisir lors de l'état des lieux.
Les licences Microsoft ou Google sont-elles comprises ?
Non. Les abonnements sont réglés directement à l'éditeur, en général quelques euros par utilisateur et par mois. Notre forfait couvre le travail de mise en place, de migration et de formation.
Faut-il garder un serveur dans nos locaux ?
Dans la plupart des PME, non. Vos documents sont hébergés dans le cloud, sauvegardés automatiquement et accessibles partout. Si vous avez des contraintes particulières, nous en tenons compte.
Risquons-nous de perdre des documents pendant la migration ?
Non. Vos fichiers sont copiés et vérifiés avant toute bascule, et l'ancien emplacement reste disponible le temps de la transition.
Nos équipes ne sont pas à l'aise avec l'informatique. Est-ce un problème ?
C'est justement pour elles que nous choisissons des outils simples. La formation fait partie du forfait, et nous adaptons le rythme à chacun.
Faites le point en 20 minutes.
Un échange offert, par téléphone ou en visio, pour identifier vos premières pistes.